Kep Adresi Nedir? Nasıl Alınır?

Kayıtlı elektronik posta  (KEP) adresi, elektronik ortamda bilgi ve belge kullanımında çok sıklıkla kullanılan e-postanın, daha güvenli ve hukuki delil oluşturan şeklidir. Bu sistem ticari işlerin daha verimli bir şekilde yapılabilmesi, zaman açısından kişiye kazanç sağlaması, sistemdeki belgelerin delil teşkil etmesi sebebiyle oldukça önemli bir sistemdir.

Yazımızda Kayıtlı Elektronik Posta adresi nedir, KEP adresi nasıl alınır, hangi durumlarda alınması zorunludur sorularını cevaplandırmaya çalışacağız. Kullanan gerçek veya tüzel kişiye birçok avantaj sağlaması sebebiyle yazımızı dikkatli okumanızı öneririz.

DİKKAT: Bu sistem kullanarak elde edilen belgeler, bilgiler hukuki anlamda delil niteliğindedir. Bir uyuşmazlık yaşanması durumunda kep adresinde kayıtlı belge ve bilgiler uyuşmazlığın çözümünde delil olarak  kullanılabilir. yargılama sürecinin sorunsuz ilerleyebilmesi için deneyimli avukatlarla çalışılmalıdır.

Kep Adresi Nedir?

Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, elektronik ortamda yapılan resmi yazışmaların yasal düzenlemelere uygun olarak ve güvenli bir şekilde yapılmasını sağlayan bir posta adresidir. Elektronik ortamda iletilerini güvenli bir şekilde göndermek isteyenler tarafından dünyada ve Türkiye’de çok sık kullanılır.

Bu sistem ile gönderilen ve alınan her türlü ticari, hukuki, resmi belge ve paylaşımlar gönderildikleri biçimi  korur ve bu şekilde güvenlik sağlanır. Kamu kurumları, her türlü işletme, vatandaşlar kayıtlı posta adresi üzerinden, hazırladıkları belgeyi güvenli bir şekilde gönderebilmektedir.

Bu sayede o belge internet ortamında saklanır. Kep adresi nedir diye sorulduğu zaman aslında bu saklanan verilerin gerektiğinde hukuki delil olarak kullanılmasını sağlayan sistem olduğu karşımıza çıkar.

Kep Adresi Nasıl Alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta sistemini kullanmak için bir adres almak isteyenler öncelikle, aşağıda yazılı olan gerekli belgeleri hazırlamalıdır. Sonrasında Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının herhangi birine başvuru yapılacaktır. Kep adresi nasıl alınır diye sorulduğu zaman aslında kişinin bu konudaki somut ihtiyaçları da gözetilmeli ve ihtimallere göre değerlendirme yaparak bir başvuru yapılmalıdır.

Kep Adresi Almak İçin Gerekli Evraklar

Kep adresi nasıl alınır sorusunda ilk karşımıza çıkan unsur evrakların toplanması olacaktır. Bireysel Başvurular:

• Gerçek kişiler için hazırlanmış olan, doldurulmuş KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.
•  Kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası mevcut olan geçerli resmî belge.

Tüzel Kişi Başvuruları:

•  Tüzel kişiliğe ait ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.
•  Noter tarafından onaylanmış imza sirküleri çıktısı
•  Başvuru yapanın kimliğinin belirlenmesi için kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
•  Başvuru, şirketin kanuni temsilcilerinin vekalet verdiği kişi tarafından yapılacak ise; Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
• Tüzel kişiler adına doldurulmuş olan  KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.

Kamu Kurumu Başvuruları:

• Kurum üst düzey yetkilisi tarafından imzalanmış resmî yazı.
• Başvurunun kimin tarafından yapıldığının anlaşılması için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
• Kurum adına doldurulmuş olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu.

şeklinde saydığımız evraklar toplanmalıdır.

Kep Adresi Ne İşe Yarar?

Kayıtlı Elektronik Posta adresi, resmi iletilerin elektronik ortamda mevzuata uygun, yasal olarak geçerli, güvenli bir şekilde gönderilmesinin ve alınmasının mümkün olmasını sağlar. Kep adresi nedir denildiği zaman akla ilk olarak bu işlevi gelir. Faydalarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• E-postaların iletilen kişiye gönderilip gönderilmediği öğrenilir.
• Gönderilmiş olan iletinin ulaşıp ulaşmadığı sistem üzerinden anlaşılır.
• Gönderilen e-postaya karşı tarafın erişimi gözlemlenir.
• E-postanın iletilme zamanı tespit edilir.
• İçeriğin değişmediği ve değişmeyeceği garanti altına alınır.
• Bu adres kullanılarak gönderilen ileti ve her içerik hukuken geçerli delil oluşturur.

KEP Adresi Kullanım Alanları

Kurum içinde çalışanlar ile ve kurumlar arasında yapılan yazışmalar, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasında her türlü yasal belge gönderimi, elektronik fatura gönderimi, dilekçe gönderimi, başvuru yapılması, sözleşme düzenlemeleri, ihale teklifleri gibi birçok alanda kullanılabilmektedir.

Bireyler fiziksel ortamda, ıslak imzalı olarak gönderdikleri belgeleri Kayıtlı Elektronik Posta ile elektronik ortama aktarır. Kişi elektronik ortamda kaydedilen belge, yazışma gibi her türlü içeriği ileride karşılaşabileceği anlaşmazlıklarda kendi lehine delil olarak kullanabilir. Bu şekilde kişiler KEP ile yasal bir güvence altında olurlar.

Kurumlar ise aynı şekilde diğer kurumlarla, müşterileriyle, iş ortaklarıyla ya da çalışanlarıyla sistem üzerinden yaptıkları yazışmayı, iletiyi, belgeyi elektronik ortama taşır. Bu sayede uyuşmazlık durumlarında bir güvencesi olmuş olur. Örneğin bir kuruma belgeyi gönderdiği halde kurumun inkar etmesi halinde, KEP üzerinden belgenin gönderildiği ve karşı tarafa ulaştığı sistem sayesinde kanıtlanabilir.

Kep Adresi Almak Zorunlu Mu?

Kayıtlı elektronik posta düzenlemelerinde bu sistemlerin kullanımı açısından herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, elektronik yolla tebligat yapılması Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile zorunluluk haline getirilmiştir. Bu nedenle bahsedilen şirketlerin ve tebligat göndermek için yetkili makamın KEP hesabı olması zorunlu tutulmuştur.

Kep Adresi Ücreti

Kep hesabı ücretleri hakkında net bir rakam göstermek doğru olmayacaktır. Ücretler, kayıtlı elektronik posta hizmeti sağlayıcılarına göre farklılık gösterir. Ücretlere ilişkin listeleri KEPHS internet sayfalarından takip edebilirsiniz.

Kep Adresi Nasıl Kapatılır?

KEP hesabı kapatılmak istenirse Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti sağlayıcılarının çağrı merkezlerinden veya internet sayfalarından bu talep bildirilir. Gerekli kimlik doğuralamalarının yapılmasının ardından adres kullanıma kapatılır. Hesabın kapatılması ile birlikte  bu adres kullanılarak posta gönderilemez ve alınamaz.

Ancak kapatılmasından itibaren 3 ay daha Kep adresi sahibinin  iletilere ve belgelere erişmesi için açık bırakılır. Bununla birlikte kep adresi kapatma işlemi başkaca hukuki işlemleri yapmayı gerektirebilir. Somut olayın durumu avukat yardımı alınarak değerlendirilmeli ve olumsuz anlamda sorumluluk doğurabilecek bu işlem dikkatli yapılmalıdır.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yukarıda KEP adresi nedir, kep adresi nasıl alınır, başvuru için gerekli belgeler nelerdir hangi alanlarda ne için kullanılır vs. soruları cevaplandırdık. Görüldüğü üzere kullanan kişiye birçok yararı olan önemli bir sistemdir.

Yukarıda da açıkladığımız üzere kayıtlı elektronik posta sistemindeki belgeler, bilgiler gerektiğinde hukuki delil niteliğinde kabul edilebilir. Bir kurum veya gerçek kişi ile anlaşmazlık yaşanması ve hukuki delil teşkil eden belgelerin kullanılması gerektiğinde bu sürecin sorunsuz ilerlemesi için avukat yardımı alınmalıdır.