VERBIS Kaydı

VERBİS kaydı, 2016 yılında yürürlüğe giren Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik hükümleriyle getirilen bir yükümlülüktür. Bu düzenlemeler ile veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, işleme faaliyetine başlamadan önce sisteme kaydolması zorunlu tutulmuştur. VERBİS kayıt yükümlülüğünün ihlal edilmesi halinde, 9.463.213 liraya kadar idari para cezasına hükmedilmektedir.

VERBİS Nedir?

VERBİS; kişisel veri işleyecek olan şirket, vakıf, dernek yahut gerçek kişilerin, işledikleri verileri ve verilerin niteliklerini kaydettikleri bir elektronik sicildir. Bu sistem, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından oluşturulmuştur. KVKK m.16 hükmünde açıklanmaktadır.

KVKK m.16:

“(1) Kurulun gözetiminde, Başkanlık tarafından kamuya açık olarak Veri Sorumluları Sicili tutulur.

(2) Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Ancak, işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.”

VERBİS kamuya açık bir sicildir. Ancak bu sicile işlenen kişisel veriler açık olarak kaydedilmemektedir. Kategorik olarak ve üst başlık halinde, hangi tür verinin, hangi amaçla, hangi işlemlerle işlendiği bilgileri kaydedilmektedir. 

Örneğin, VERBİS yükümlüsü bir firma ürünleri ulaştırabilmek adına müşterilerin adres bilgilerini toplamaktadır. Firma VERBİS kayıtlarını girerken “Ayşe Yılmaz, birinci cadde, ikinci sokak, üçüncü apartman” şeklinde açık ifade işlemez. Müşterilerin adres bilgilerinin işlendiği, sözleşme kurma amacıyla işlendiği, alınan tedbirler kategorik olarak seçilir ve kaydedilir. 

 VERBİS Kayıt Zorunluluğu Nedir?

VERBİS kayıt zorunluluğu; veri işleyecek olan veri sorumlularının, veri işleme faaliyetine başlamadan önce VERBİS kayıtlarının yapılması gerektiğine ilişkin zorunluluktur. 

Sisteme giriş yapılıp işlenen verilerin kaydedilmesi için öncelikle bu sicile kayıt yapılması ve kaydın Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından onaylanması gerekmektedir. Sicile ilk kayıt, VERBİS kayıt sayfası üzerinden yapılmaktadır. Yurt içinde yerleşik gerçek/tüzel kişi, yurt dışında yerleşik gerçek/tüzel kişi ve kamu kurumları için ayrı kayıt usulleri ve sayfaları bulunmaktadır.

Kimler VERBİS Kayıt Yükümlülüğü Altındadır?

Kişisel Verileri Koruma Kanunu m.16 hükmüne göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler VERBİS kayıt yükümlülüğü altındadır. Bu bağlamda, yurt içinde veya yurt dışında yerleşik veri sorumluları ile kamu kurumları VERBİS kayıt yükümlülüğü altındadır.

İşlenen kişisel verinin niteliği, işleme amacı, şirketin büyüklüğü gibi sebepler dolayısıyla bazı veri sorumluları VERBİS kayıt yükümlülüğünden muaf tutulmaktadır.

VERBİS kayıt yükümlülüğünden muaf olan veri sorumluları; kanunda yer alan, veri envanteri hazırlama ile veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüklerinden de muaftır. Ancak, bu yükümlülüklerden istisna olunsa dahi, kanunda sayılan diğer yükümlülükler tüm veri sorumluları açısından geçerlidir.

DİKKAT: VERBİS kayıt zorunluluğu doğrudan veri sorumlusu olan gerçek kişi, şirket, vakıf, dernek yahut kamu kurumu üzerindedir. Dolayısıyla, CEO, şirket ortağı, yöneticisi gibi kişilerin değil doğrudan şirket bilgilerinin girilmesi ve kaydın bu şirket/kamu kurumu üzerine yapılması gerekmektedir.

VERBİS Kayıt Zorunluluğu Olmayan Veri Sorumluları Kimlerdir?

VERBİS kayıt zorunluluğu bulunmayan veri sorumluları şunlardır:

• Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olan ve yalnızca otomatik olmayan yollarla veri işleyen veri sorumluları,
• Türkiye’de yerleşik olan, ilgili kanunlara göre kurulmuş dernekler, vakıflar, sendikalardan mevzuata uygun olarak ve faaliyet alanıyla sınırlı olarak, çalışan, üye, bağışçı, kendisine bağış yapılanlar ve mensuplarına ilişkin verileri işleyenler,
• Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler,
• Siyasi Partiler Kanununa uygun olarak faaliyet gösteren siyasi partiler,
• Avukatlık Kanununa uygun olarak faaliyet gösteren avukatlar,
• Serbest muhasebeci mali müşavirler ile yeminli mali müşavirler,
• Gümrük müşavirleri ve yetkilendirilmiş gümrük müşavirleri,
• Arabulucular,
• Yıllık çalışan sayısı 50’den az olan ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon liradan az olan gerçek veya tüzel kişilerden ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri olmayanlar.

VERBİS kayıt yükümlülüğü altında olmamak, Kişisel Verilerin Korunması Kanununa uyum zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. Diğer yükümlülüklere tam uyumun sağlanması gerekmektedir.

Yıllık çalışan sayısı hesaplanırken, tamamlanmış bir yıl hesaba katılır. Tamamlanmış bu bir yıldaki 12 ayın en az 7 ayında kamu kurumlarına sunulmuş olan, Muhtasar Prim ve Hizmet Beyannamesindeki çalışan sayısı esas alınmaktadır.

Yıllık bilançonun hesaplanmasında ise tamamlanmış bir yıl içinde, kamu kurumlarına sunulmuş olan yıllık gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali bilanço bilgisi dikkate alınmaktadır.

Sağlık Kuruluşlarının VERBİS Yükümlülüğü

Sağlık kuruluşlarının VERBİS yükümlülüğü, istisna haller arasında bulunan veri sorumlularının dahi sicile kayıt yapılmasını gerektiren bir zorunluluktur.

Özel nitelikli kişisel veri işleyen veri sorumlularının yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyondan az olsa dahi VERBİS kaydını yapmak yükümlülüğü altındalardır. 

Özel nitelikli kişisel veriler; kişilerin ırk, etnik köken, sağlık, cinsel hayat, mezhep, kılık kıyafet, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileridir. Uygulamada en çok, sağlık verilerine ilişkin işleme yapan eczacı, doktor, hemşire, diş hekimleri gündeme gelmektedir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu; eczacı, doktor, diş hekimi, ebe, poliklinik ve hastane gibi veri sorumlusu sıfatın sahip kişi ve kuruluşların, çalışan ve mali bilanço sayısına bakılmaksızın VERBİS kayıt yükümlülüğü altında olduğunu belirtmiştir.

VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?

VERBİS kaydı; Kişisel Verileri Koruma Kurumunun resmi sayfası üzerinden yapılan online başvurunun, kurum tarafından kabulü ile yapılır. Kayıt aşamaları şunlardır:

• Kişisel Verileri Koruma Kurumuna giriş yapılır ve ekranın sol-üst kısmında yer alan VERBİS butonuna tıklanır. 
• Açılan VERBİS ekranında, ön başvurunun yapılabilmesi için “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklanır. Açılan ekranda, “Kayıt Olun” sekmesine tıklanır.
• Bu kısımda, veri sorumlusunun niteliğine göre bir ayrım yapılmıştır. Veri sorumlusu Türkiye’de yerleşik bir gerçek kişi yahut şirket, vakıf, dernek ise “Yurt İçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi” kısmına; farklı bir ülkede yerleşik gerçek kişi yahut şirket, dernek, vakıf ise “Yurt Dışında Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi” kısmına; kamu kurumu ise “Kamu Kurumu” kısmına tıklanır.
• Açılan sayfada, sistem tarafından istenen bilgiler doğru şekilde doldurulur ve “Kaydet” butonuna tıklanır. 
• Kaydetme işleminin yapılmasından sonra çıkan ekranda “Başvuru Formunu Görüntüle” butonuna tıklanır ve form pdf formatında bilgisayara indirilir.
• İndirilen formun çıktısı alınır ve ıslak imzalı olacak şekilde imzalanır. Veri sorumlusunun tüzel kişi olması halinde ayrıca kaşenin de vurulması gerekmektedir.
• Islak imzalı ve kaşeli form çıktısı taranıp Kişisel Verileri Koruma Kurumunun adresinde posta yoluyla iletilir. Başvuru sırasında KEP adresinin girilmesi halinde, Kurumun KEP adresi üzerinden online olarak da gönderim yapılabilir. KEP adresi üzerinden yapılan iletimlerde, “konu” bölümüne Kurum tarafından iletilen başvuru numarası yazılır.
• Gönderim yapıldıktan sonra başvuru Kurum tarafından incelenir. Başvurunun olumlu olması halinde, başvuru formunda yazılan e-posta adresine bir kullanıcı adı ve parola gönderilir.
• Kurum tarafından gönderilen kullanıcı adı ve parola bilgileriyle, VERBİS sayfası üzerindeki “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” ekranından giriş yapılır.
• Açılan sayfanın sol tarafındaki “İrtibat Kişisi” butonuna tıklanır. Ardından “İrtibat Kişisi Ata” kısmına gidilerek istenen bilgiler girilir. Bu işlemin ardından irtibat kişisi tanımlanmış olur.

İrtibat kişisinin de tanımlanmasının ardından VERBİS kayıt işlemleri tamamlanmış olur. Veri sorumlusunun gerçek kişi olması halinde, irtibat kişisi veri sorumlusunun kendisi olabilmektedir.

DİKKAT: Şirket, dernek yahut vakıf gibi tüzel kişiler adına yapılan kayıtlarda, bu tüzel kişiliğin kendi bilgileri (Unvan, vergi numarası, vergi dairesi vb.) girilmek zorundadır. Şirket sorumlusu yahut ortaklarının bilgileri girilerek yapılan başvurular geçersizdir.

VERBİS Kaydında Girilmesi Gereken Bilgiler

VERBİS kaydı yapılırken sisteme girilmesi gereken bilgiler şunlardır:

• Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik bilgileri,
• Veri sorumlusu ve temsilcisinin adresi,
• Veri işleme amacı,
• Verisi işlenen kişilere ilişkin açıklamalar,
• Kişisel verilerin aktarılacağı yahut aktarılabileceği alıcılara ilişkin bilgiler,
• Yurt dışına aktarılacağı öngörülen kişisel veri grupları,
• Kişisel verilerin işleneceği azami süre.
• Veri sorumlusu tarafından uygulanacak yükümlülükler (KVKK m.12)

VERBİS Kayıt Zorunluluğu Süresi Nedir?

VERBİS kayıt zorunluluğu süresi; veri sorumlusunun, VERBİS yükümlüsü olduğu tarihten itibaren 30 gündür.

VERBİS Kaydı Danışmanlığı

VERBİS kaydı danışmanlığı, KVKK alanında yeterli bilgi sahibi olmayan veri sorumlularının VERBİS kayıt süreçlerini sorunsuz şekilde tamamlamaları adına verilen danışmanlık hizmetidir.

VERBİS kaydı danışmanlığı ile, veri sorumluları tarafından işlenen verilerin ve işlenme amaçlarının doğru kategorize edilmesi sağlanmaktadır. Bu sayede, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilen 9.4 milyon liraya varan idari para cezasıyla karşı karşıya kalma ihtimali ortadan kaldırılmaktadır. 

VERBİS kaydı danışmanlığını da bünyesinde barındıran KVKK danışmanlığına ilişkin detaylı bilgi “KVKK danışmanlığı” başlıklı makalede yer almaktadır.

Sonuç

VERBİS kaydı, 2016 yılında yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile oldukça önemli konular arasına girmiştir. Bu itibarla, veri sorumluları tarafından işlenen verilerin tutulduğu bir sicil olarak VERBİS uygulamasına geçilmiştir. Bir tür veri sorumlusu yükümlülüğü olarak VERBİS kaydının yapılması da uygulamada en çok sorun yaratan hususlar arasındadır. Herhangi bir idari ceza parasıyla karşılaşmamak adına VERBİS kaydı süreçlerini alanında uzman bir avukat danışmanlığında yürütmek oldukça önemlidir.